Projektzyklus
Nach erfolgter Genehmigung des Förderantrags durch den Begleitausschuss erhält der Lead-Partner ein Informationsschreiben vom Gemeinsamen Sekretariat (GS), in dem auf allfällige notwendige Änderungen des Projektantrags hingewiesen wird. Im Falle eines Änderungsbedarfs des Antrags kann dieser im elektronischen Monitoringsystem (eMS) überarbeitet werden. Sobald der geänderte Projektantrag im eMS abgesendet wurde und unterschrieben beim GS vorliegt, wird der EFRE-Fördervertrag durch die Verwaltungsbehörde an den Lead-Partner zur Gegenzeichnung ausgestellt. Zeitgleich ist der Partnerschaftsvertrag zwischen den Projektteilnehmern abzuschließen und dem Gemeinsamen Sekretariat eine Abschrift zu übermitteln (ACHTUNG: Nur nachdem alle vertraglichen Grundlagen unterzeichnet wurden, kann eine Zwischenabrechnung des Projekts erfolgen). Musterverträge finden Sie in der Rubrik Dokumente.
Die Projektteilnehmer haben sich im Rahmen der Projektumsetzung an den Förderantrag zu halten. Geplante Abweichungen von den beantragten Förderinhalten sind umgehend mit der zuständigen Regionalen Koordinierungsstelle abzuklären, dem Gemeinsamen Sekretariat bekanntzugeben und im Vorfeld der Umsetzung von der Verwaltungsbehörde zu genehmigen.
Tipps zur Fehlervermeidung
Im Rahmen von Projektprüfungen während der Durchführung oder nach Abschluss eines Förderprojekts, werden immer wieder “Fehler” festgestellt, die von Programmstellen aber auch von Begünstigten verursacht werden können. Die häufigsten Fehler von Projektträgern sind laut einer Analyse des Europäischen Rechnungshofs (ECA) über die Art und Häufigkeit von Fehlern in folgenden Bereichen:
- Die mit Abstand größte Gruppe an Fehlern betrifft den Bereich der Auftragsvergabe. Projektträger sind angehalten, verstärkt darauf zu achten, dass Aufträge im Einklang mit den EU- und/ oder nationalen Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge vergeben werden. Die meisten Fehler treten auf bei:
- Verwendung eines unangemessenen Ausschreibungsverfahrens
- Verletzung der Veröffentlichungs- und Transparenzpflichten und der Leistungsbeschreibung
- Spezifikation rechtswidriger Auswahl- und Vergabekriterien und falsche Anwendung von Auswahl- und Vergabekriterien
- Änderung oder Ausweitung des Umfangs der Aufträge ohne Verwendung von Vergabeverfahren
- Ebenfalls sehr häufig passieren Fehler bei der Projektabrechnung durch Begünstigte. Diese Fehler entstehen dadurch, dass Kosten geltend gemacht werden, die gemäß der Förderfähigkeitsregeln des Programms nicht förderfähig sind.
Im Programm gibt es Formblätter, die Begünstigte der Abrechnung bei Auftragsvergaben beizulegen haben. Die Europäische Kommission hat darüber hinaus einen Leitfaden zur Öffentlichen Auftragsvergabe für Begünstigte herausgegeben, mit praktischen Tipps und Checklisten.
Als Projektträger sind Sie auf jeden Fall gut beraten, diesen Themen verstärkte Aufmerksamkeit zu schenken und sich bei Fragen zur Projektabrechnung, zur Förderfähigkeit von Kosten oder zu anderen Bedingungen aus Ihrem Fördervertrag rechtzeitig an Ihre Regionale Koordinierungsstelle, das Gemeinsame Sekretariat oder die Verwaltungsbehörde zu wenden.
Missbrauch erfolgreich verhindern
EU-Fördergelder sind Steuergelder – daher werden sowohl auf europäischer als auch auf nationaler Ebene große Anstrengungen unternommen, um Missbrauch und Betrug zu verhindern. Neben der Transparenz bei der Projektselektion, die einen zielgerichteten Einsatz von Fördergeldern sicherstellt, kontrollieren verschiedene Prüfinstanzen (Kontrollstellen, Verwaltungsbehörde, Prüfbehörde) die regelkonforme Abwicklung geförderter Projekte.
Bei Verdacht eines Betrugs- oder Korruptionsfalls können sich Begünstigte an die Verwaltungsbehörde wenden, die das weitere Meldeverfahren einleitet. Weiters kann auch anonym unter folgendem Link das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) über Betrugsverdachtsfälle informiert werden: https://fns.olaf.europa.eu/main_en.htm.
Einspruchsmöglichkeit, Beschwerdestelle
Die Entscheidung über die Gewährung/ Nichtgewährung von Förderungen wird dem/der AntragstellerIn vom Gemeinsamen Sekretariat (GS) schriftlich und mit einer Begründung mitgeteilt. Ein Rechtsanspruch auf Förderung besteht in Österreich nicht. D.h. die Verwaltungsbehörde kann auf Basis einer nachvollziehbaren Begründung, entsprechend dem im Programm festgelegten Prozedere zur Projektselektion, einen Antrag ablehnen. Im Falle eines Verstoßes gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz gem. Grundrechtecharta kann der Antragsteller/ die Antragstellerin eine Beschwerde bei der Verwaltungsbehörde einbringen.
Entsprechend Artikel 74 (3) der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 werden Vorkehrungen zur Überprüfung von Beschwerden wie folgt getroffen:
Die Behandlung von Beschwerden ist grundsätzlich davon abhängig, ob es sich um Beschwerden hinsichtlich der Programmumsetzung oder der Projektumsetzung handelt. Eine effiziente Behandlung der Beschwerden auf Programmebene beinhaltet eine gute Zusammenarbeit zwischen der Verwaltungsbehörde, dem GS, dem Freistaat Bayern und den programmbeteiligten österreichischen Bundesländern. Die Partnerländer des Programms bemühen sich hierbei, die Verwaltungsbehörde und das GS zu informieren, wenn Beschwerden bezüglich der Programmverwaltung vorliegen. Weiters bemühen sie sich, die Verwaltungsbehörde und das GS bei der Lösung des Beschwerdefalls zu unterstützen, indem sie alle notwendigen Informationen über das anzuwendende nationale Recht und ihre juristischen Kenntnisse zur Verfügung stellen. Ziel ist es, dass eine einvernehmliche Lösung mit dem/der BeschwerdestellerIn gefunden wird. Falls eine einvernehmliche Lösung nicht möglich ist, wird der Beschwerdefall dem Begleitausschuss vorgestellt. Die Behandlung von Beschwerden auf Projektebene erfolgt nach demselben Prinzip. Zusätzlich besteht für den/die BeschwerdestellerIn aber die Möglichkeit, nationale Gerichte anzurufen. Voraussetzung dafür ist, dass dem Begleitausschuss vorgeworfen wird, bei der Fördervergabe die Grundrechte (insbesondere Gleichbehandlungsgrundsatz) nicht beachtet zu haben. Bei einer Nichtgewährung einer Förderung werden Antragstellende darauf hingewiesen, dass Sie rechtliche Möglichkeiten zur Überprüfung dieser Entscheidung ergreifen können.
Sollte keine einvernehmliche Lösung erzielt werden, kann zudem bei dem sachlich zuständigen nationalen Gericht Klage erhoben werden. Beschwerdeverfahren und die entsprechenden Beschlüsse werden auf der Programmhomepage veröffentlicht.